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Irgendwie digitalisiert. Kennen Sie das?

Ihr Vertrieb verwendet ein Warenwirtschaftssystem inklusive CRM. Dort werden auch die anfallenden Ausgangsrechnungen erstellt. Den Einkauf erfassen Sie selbst im System, die Stammdaten sind vielleicht nicht optimal gepflegt. Die Belege wandern per Pendelordner zum Steuerberater, damit dieser oder sein Mitarbeiter die Buchungen vornimmt.

Die Zahlungen wiederum erfassen und planen Sie mit Excel und geben Sie frei, eventuell führen Sie diese selbst aus.

Der erste Schritt ist geschafft. Aber die einzelnen Systeme sind nicht miteinander verbunden, sondern existieren als Silos nebeneinander her.

Aber wie geht es mit den übrigen Prozessen dann weiter? Wie behält man den Überblick? Und ist das effizient?

Es mag durchaus sein, dass das beschriebene System bisher für Ihr Unternehmen funktioniert hat. Aber es gibt einige potenzielle Herausforderungen und Verbesserungsmöglichkeiten, die Sie in Betracht ziehen sollten, auch weil Sie Kosten sparen.

Erstens kann die manuelle Eingabe von Einkaufsdaten zu Inkonsistenzen und Fehlern in der Buchhaltung führen, wenn die Stammdaten nicht optimal gepflegt sind. Eine konsequente Stammdatenpflege vermeidet dies und vereinfacht gleichzeitig die Erfassung der Einkaufsdaten. Eine Erweiterung wäre ein elektronisches Bestellsystem und die digitale Erfassung von Eingangsrechnungen.

Zweitens kostet der Transport der Belege zum Steuerberater Zeit und passiert in Intervallen, was die Prozesse verlangsamt. Eine digitale Buchhaltungslösung wäre ein effizienter Weg, um Belege und Daten direkt an den Steuerberater zu übermitteln und Buchungen in Echtzeit durchzuführen. Dies kann auch das Risiko von Fehlern oder Verzögerungen verringern.

Drittens kann auch die Zahlungsabwicklung ein manueller und zeitaufwendiger Prozess sein. Hier bietet sich eine automatisierte, freigabebasierte Lösung an, die Zahlungsaufträge automatisch generiert und an die Bank übermittelt.

Aus rechtlicher Sicht müssen Sie Ihre Buchführungssysteme so einrichten, dass alle relevanten Geschäftsvorfälle vollständig und korrekt erfasst werden. Dafür ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, die beschreibt, wie die digitalen Buchführungssysteme eingerichtet sind und wie die Daten verarbeitet werden. Seit 2015 ist das für alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften Pflicht und zwar fortlaufend für jeden Veranlagungszeitraum – also das Geschäftsjahr.

In diesem Zusammenhang sind auch die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten im Zusammenhang mit der Buchführung festzulegen.

Wichtig ist weiter die Gewährleistung der IT-Sicherheit, um Datenverlust oder Datenmissbrauch zu vermeiden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Rechnungslegung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Gut zu wissen: die Umsetzung lohnt sich in mehrfacher Hinsicht!! All das sind Themen, die auch potenzielle Nachfolger brennend interessieren. Das Unternehmen gewinnt – so aufgestellt – deutlich an Wert.

Fühlen Sie sich angesprochen oder sehen Sie Handlungsbedarf? Dann vereinbaren Sie gleich ein kostenloses telefonisches Erstgespräch zu Ihrem Thema. Es ist für Sie völlig unverbindlich.